Co wyeksportować ze starego programu do mailingu
Sam adres e-mail to za mało. Z dotychczasowego narzędzia zabierz status subskrypcji, datę i źródło zapisu, treść zgody, tagi lub segmenty oraz datę ostatniego otwarcia i kliknięcia. Bez dat zapisu i źródła nie udowodnisz później, skąd masz adres, a bez aktywności nie ustalisz, kogo wysyłka powinna objąć w pierwszej kolejności.
Wyeksportuj też osobno listę osób wypisanych, odbitych (twarde odbicia) i oznaczonych jako skargi na spam. Te adresy nie wracają do bazy, ale trzymaj je w pliku wykluczeń, żeby nikt ich przypadkiem nie zaimportował ponownie.
Czy zgody przechodzą razem z bazą do nowego narzędzia
Zgody zależą od tego, na co zgodził się odbiorca, a nie od narzędzia. Jeśli zapisał się na newsletter Twojej firmy i zgoda dotyczyła wysyłki z Twojej marki, zmiana programu zwykle jej nie unieważnia, bo operatorem wysyłki pozostajesz Ty. Warunek jest jeden: musisz móc pokazać, kiedy i w jakiej formie zgoda została wyrażona.
W razie wątpliwości co do podstawy prawnej dla konkretnej bazy skonsultuj ją z prawnikiem. W Mailowym import zachowuje datę, źródło i treść zgody przy każdym kontakcie, jeśli masz je w pliku CSV.
Wyczyść listę, zanim ją zaimportujesz
Baza starsza niż rok zawiera zwykle sporo adresów, które przestały działać. Wysyłka do nich kończy się odbiciami, a duży odsetek odbić obniża zaufanie skrzynek do Twojej domeny. Usuń adresy odbite i wypisane, połącz duplikaty i wydziel osoby, które nie otworzyły żadnej wiadomości od 12 miesięcy.
Tych nieaktywnych nie wyrzucaj od razu. Zaimportuj ich do osobnego segmentu i spróbuj raz kampanią reaktywacyjną po ustabilizowaniu wysyłki. Jeśli nie zareagują, wyłącz ich z regularnych kampanii.
- Wypisani, odbici i skargi: nie importujemy.
- Aktywni w ostatnich 90 dniach: pierwsza fala wysyłek.
- Aktywni 3 do 12 miesięcy temu: druga fala po tygodniu lub dwóch.
- Nieaktywni powyżej 12 miesięcy: osobny segment, jedna próba reaktywacji.
Uwierzytelnij domenę przed pierwszą wysyłką
Nowe narzędzie to nowe adresy IP i nowa infrastruktura, więc reputację wysyłki z nich budujesz od początku, a rekordy domeny musisz ustawić od nowa. Dodaj nowy SPF (z zachowaniem poprzedniego narzędzia na czas przejścia, jeśli jeszcze z niego wysyłasz), klucz DKIM wskazany przez nowy program i politykę DMARC, na początku w trybie monitorowania.
Duże skrzynki od 2024 roku wymagają uwierzytelnienia od nadawców masowych. W Mailowym kreator podaje gotowe rekordy i blokuje wysyłkę, dopóki są niepoprawne, więc błąd wychodzi przed kampanią, a nie po niej.
Plan wysyłek w pierwszych czterech tygodniach
Rozgrzewanie to stopniowe zwiększanie wolumenu, żeby skrzynki poznały nowego nadawcę. Nie ma jednego magicznego harmonogramu, ale kierunek jest zawsze ten sam: zaczynasz od osób, które chętnie czytają, i dokładasz kolejne grupy, o ile wskaźniki odbić i skarg są niskie.
- Tydzień 1: segment aktywny w ostatnich 90 dniach, kilka procent bazy dziennie.
- Tydzień 2: dodajesz osoby aktywne do 6 miesięcy.
- Tydzień 3: pełna aktywna baza, jeśli odbicia i skargi pozostają niskie.
- Tydzień 4: próba reaktywacji dla nieaktywnych i ocena wyników.
Automatyzacje i szablony przenoś ręcznie
Sekwencji i szablonów nie przeniesie plik CSV. Spisz wszystkie działające automatyzacje: sekwencję powitalną, przypomnienie o koszyku, wiadomości po zakupie. Odtwórz je w nowym narzędziu i przetestuj na własnym zamówieniu, zanim wyłączysz stare. Dla sklepu gotowy punkt wyjścia opisuje strona email marketing dla e-commerce.
Przez kilka dni trzymaj oba narzędzia włączone równolegle, żeby żaden klient po drodze nie wypadł z sekwencji, ale pilnuj, by nikt nie dostawał tej samej wiadomości dwa razy.
Kiedy migracja się opłaca
Przenosiny kosztują kilka dni pracy, więc muszą mieć konkretny powód: faktura w złotych zamiast obcej waluty, cena niezależna od liczby nieaktywnych kontaktów, wsparcie po polsku albo dostarczalność. Zestawienia dla popularnych narzędzi znajdziesz na stronach alternatywa dla Mailchimp, alternatywa dla FreshMail i alternatywa dla MailerLite.
Gdy po migracji zastanawiasz się, co właściwie wysyłać odbiorcom w kolejnych miesiącach, pomaga gotowy plan marketingowy przygotowany na podstawie adresu strony. Koszty samego programu policzysz w artykule ile kosztuje program do mailingu.