Określ odbiorcę i cel wiadomości
Zacznij od pytania, komu chcesz pomóc i jaką informację ta osoba ma otrzymać. Newsletter może wyjaśniać zmianę w usłudze, porządkować wiedzę albo prowadzić do konkretnej oferty. Wybierz cel odpowiadający oczekiwaniom zapisanych odbiorców. Zapisz go prostym zdaniem i wracaj do niego przy redagowaniu treści. Dzięki temu łatwiej usuniesz fragmenty, które nie pomagają czytelnikowi zrozumieć głównego tematu wiadomości.
Ustal, co odbiorca może zrobić po przeczytaniu newslettera. Może przejść do poradnika, sprawdzić ustawienia lub odpowiedzieć na pytanie. Strona docelowa powinna realizować obietnicę zawartą w wiadomości. Nie zaczynaj od wyboru ozdobnego szablonu, jeśli nadal nie wiesz, jaką wartość przekazujesz. Plan treści pomaga także ocenić, czy dana kampania mieści się w zakresie zgody i pasuje do dotychczasowej relacji z odbiorcą.
Przygotuj listę z właściwymi zgodami
Do kampanii wybieraj kontakty, wobec których masz odpowiednią podstawę przetwarzania danych oraz wymaganą zgodę na marketing elektroniczny. Zapisuj źródło kontaktu i zakres udzielonej zgody. Publicznie widoczny adres nie stanowi sam w sobie zapisu na newsletter. Przy imporcie własnej listy sprawdź, czy nie zawiera osób wypisanych lub adresów, których pochodzenia nie potrafisz wyjaśnić. Nie uzupełniaj jej przypadkowymi kontaktami.
Opis zapisu powinien jasno określać nadawcę i temat komunikacji. Nie obiecuj porad, jeśli planujesz wysyłać wyłącznie oferty. Utrzymuj porządek między listami tak, aby rezygnacja była respektowana również przy kolejnych kampaniach. Jeśli zmieniasz cel komunikacji, ponownie oceń uprawnienie do wykorzystania kontaktów. Techniczna możliwość dodania adresu w platformie nie rozstrzyga o legalności wysyłki, a zgoda na obsługę zapytania nie oznacza automatycznie zgody na newsletter.
Skonfiguruj domenę i adres nadawcy
W Mailowym otwórz kreator domeny nadawcy i odczytaj wymagane rekordy. Ustaw SPF, DKIM oraz DMARC zgodnie z instrukcjami dla swojej domeny i sposobu wysyłki. Zanim zmienisz istniejący rekord SPF, sprawdź pozostałe źródła korespondencji. Nie dodawaj konkurencyjnej polityki pod tą samą nazwą. Zwróć uwagę, czy panel DNS wymaga pełnej nazwy rekordu, czy dopisuje domenę do wpisanej etykiety.
Wybierz rozpoznawalną nazwę nadawcy i działający adres odpowiedzi. Odbiorca powinien móc łatwo ustalić, kto pisze i dokąd trafia jego pytanie. Zweryfikuj opublikowane rekordy oraz wyniki uwierzytelnienia na odebranej próbce. Poprawne ustawienia techniczne wspierają ocenę tożsamości nadawcy, lecz nie gwarantują doręczenia do głównego folderu. Znaczenie mają także zgody, reputacja domeny, jakość listy i sposób, w jaki odbiorcy reagują na otrzymaną treść.
Napisz temat i treść z jasnym działaniem
Temat ma zapowiadać zawartość bez udawania pilnego komunikatu o koncie albo odpowiedzi na prywatną rozmowę. Początek wiadomości powinien szybko wyjaśniać jej sens. Dalej przedstaw poradę, informację lub ofertę zgodną z wybranym celem. Używaj krótkich akapitów oraz opisowych odnośników. Czytelnik powinien rozumieć treść także wtedy, gdy aplikacja nie wyświetla obrazów albo pokazuje wąski widok na ekranie telefonu.
Wezwanie do działania umieść tam, gdzie naturalnie wynika z wyjaśnienia. Etykieta przycisku powinna mówić, co odbiorca może zrobić po kliknięciu. W stopce dodaj rzeczywiste oznaczenia nadawcy wymagane dla danej wiadomości i działający wypis. Nie ukrywaj rezygnacji w grafice i nie uzależniaj jej od podania powodu. Sprawdź też, czy opis źródła zapisu jest prawdziwy dla całej wybranej grupy odbiorców tej kampanii.
Przetestuj gotową kampanię w skrzynce
Wyślij wiadomość próbną na kontrolowany adres i przeczytaj ją jak odbiorca. Sprawdź temat, tekst podglądu, nazwę nadawcy oraz układ na telefonie. Kliknij przyciski, obejrzyj stronę docelową i odpowiedz na wiadomość. Upewnij się, że odnośniki nie prowadzą do roboczych wersji stron. Zweryfikuj także działanie wypisu w sposób, który nie narusza ustawień kontaktów używanych w rzeczywistych kampaniach.
W pełnych nagłówkach próbki sprawdź wyniki SPF, DKIM i DMARC. Jeśli pojawia się błąd, ustal jego przyczynę przed wysyłką do listy. Nie uznawaj samego wyglądu wiadomości za potwierdzenie poprawnej konfiguracji. Przygotuj również końcową kontrolę grupy odbiorców oraz terminu kampanii. Upewnij się, że wybrana lista odpowiada celowi treści i nie zawiera osób, które wcześniej rezygnują z danego rodzaju kontaktu marketingowego.
Wyślij kampanię i reaguj na odpowiedzi
Po sprawdzeniu treści, domeny i listy uruchom przygotowaną kampanię. Obserwuj komunikaty o niedostarczeniu oraz pytania odbiorców. Trwale niedostępnych adresów nie kieruj ponownie do aktywnej wysyłki bez wyjaśnienia przyczyny. Wypisy respektuj zgodnie z żądaniem, także przy późniejszym imporcie kontaktów. Zgłoszenie niechcianej wiadomości jest sygnałem do sprawdzenia źródła adresu i oczekiwań odbiorcy, a nie do ponowienia tej samej oferty.
Kolejną kampanię przygotowuj na podstawie rzeczywistych pytań i potrzeb czytelników. Same wskaźniki otwarć nie dają pełnego obrazu zainteresowania, ponieważ sposób działania skrzynek może wpływać na pomiar. Oceniaj także odpowiedzi i realizację celu wiadomości. Przy wyborze planu Mailowego uwzględnij zasady zużycia limitu i okres rozliczeniowy. Polska faktura porządkuje rozliczenie usługi, a regularna kontrola domeny pomaga utrzymać poprawność ustawień po zmianach w DNS.